Стоит или нет: …
Вряд ли кто-то будет возражать, что маркетплейсы — это очень …
1020 21.8.2024 Как укрепить позиции …
Нетворкинг — это создание сети взаимовыгодных деловых контактов. Предприниматель, выстраивая …
1081 19.8.2024 Создание базы знаний для новых сотрудников: как структурировать информацию? Автор: Евгения Кудрина
Адаптация новых сотрудников — это не просто формальность, а ключевой фактор успеха компании. Быстрая и эффективная интеграция новичков в команду напрямую влияет на их производительность, мотивацию и, в конечном счете, на прибыль компании. Однако традиционные методы адаптации часто оказываются устаревшими и неэффективными, отнимая драгоценное время как у новичков, так и у опытных сотрудников.
База знаний — это собранная в одном месте информация для работы сотрудника. Идеально, если база знаний разбита не только по должностям, но и по жизненным циклам сотрудника в компании. Информация, которая нужна новичку и информация, которая нужна сотруднику на этапе профессионального роста будет кардинально отличаться. Создание базы знаний для новых сотрудников — это инвестиция в эффективность и продуктивность вашей компании.
«База знаний» может звучать как что-то нужное только компаниям, у которых в штате более 1000 сотрудников. На самом деле, даже если у вас работает до 10 человек, начав формировать базу знаний и назначив за нее ответственного, вы:
- сэкономите время на повтор одной и той же информации;
- организуете более эффективно удаленных сотрудников;
- уменьшите % увольнений на испытательном сроке (и ошибок);
- сократите время на адаптацию сотрудника и его обучение.
Когда сотрудник приходит в компанию, первые несколько недель он наблюдает за правилами, ценностями, культурой, поведением устоявшегося коллектива и примеряет на себя, подходит ли ему то, что он видит и сходится ли это с той картинкой, которую он увидел при этапах найма.
Как структурировать и с чего начать?
Шаг 1: Пропишите саму структуру адаптации, для этого ответьте на вопросы:
- Что именно должно быть известно новым сотрудникам?
- Какие вопросы чаще всего задают в период адаптации?
- Какие ошибки новые сотрудники совершают чаще всего из-за недостатка информации?
Шаг 2: Соберите информацию:
- Общая информация о компании (история создания, структура, цель компании, миссия, ценности, правила, традиции).
- Организационные моменты (правила использования программ или ресурсов, с которыми сотрудник будет взаимодействовать).
- Информация о продукте/услуге, с которым будет работать сотрудник (обучающие материалы, особенности).
- Правила взаимодействия с внешними клиентами (как продается продукт/услуга, техники продаж, правила взаимодействия с клиентами, путь клиента и все то, что на этой должности будет важно).
- Контакты сотрудников/внешних лиц, с кем нужно взаимодействовать.
- Конкретный список обязанностей на испытательный срок или сформулированные ожидания к этой должности.
- Мотивация сотрудника (если есть нюансы выплат, отпусков, премирования, лучше прописать).
Когда была собрана вся необходимая информация, важно упорядочить ее таким образом, чтобы она была понятной.
Шаг 3: Выберете формат или платформу.
Можно выбрать любой вариант, подходящий под вашу компанию: от разработки под вас индивидуального ИТ-решения с геймификацией до чек-листа с двумя колонками: наименование и ссылка на документ/папку. Часто встречается база знаний как папка в СРМ-системе, к которой выдается доступ в первый день работы.
Шаг 4: Назначьте ответственного за актуальность и обновление информации.
Информация в базе знаний должна быть актуальной и обновляться, когда происходят изменения. Назначьте ответственных лиц за каждый раздел, которые будут следить за обновлением данных и их актуальностью.
Проводите регулярные проверки и обновления базы, например, раз в 3 месяца. Слушайте отзывы новых сотрудников для выявления возможных пробелов и улучшения содержания информации.
Создание базы знаний — это стратегическая инвестиция в будущее вашей компании. Она не только облегчает адаптацию новых сотрудников, но и способствует повышению их производительности, снижению текучести кадров, улучшению общего климата в коллективе, что ведет к увеличению прибыли компании. Важно: не бывает правильных и неправильных решений по базе знаний, есть подходящие и нет именно под вашу компанию, под ее цель, размер и специфику.
