Как ИП восстановить утерянные документы

Содержание статьи:

Как известно, ИП обязан хранить ряд налоговых, кадровых и бухгалтерских документов. Если какие-то из них будут утеряны, то пропажу следует восстановить.

Если утерян первичный документ, то получить новый невозможно. Однако можно получить дубликат или копию утерянного.

Дубликат — это повторный экземпляр подлинного документа. Он имеет юридическую силу равную первичному. Копия документа такой силы не имеет.

Для восстановления документа потребуется четыре действия.

ЧИТАЙТЕ СТАТЬЮ ДО КОНЦА И ВАС ЖДЕТ ЭКСКЛЮЗИВ

Первое — причина пропажи

Если у вас пропал документ, то необходимо выяснить причину произошедшего.

Придется расследовать пропажу, а для этого собирать особую комиссию. Требования к этой комиссии прописаны в п.6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983.

Комиссия созывается вашим приказом. После ее расследования необходимо составить акт, в котором должны быть перечислены все утерянные документы и причины этого. В этом акте отражаются реквизиты документа, подтверждающего причины утери. Например, это может быть акт о пожаре МЧС, или справка о затоплении офиса от коммунальных служб и т. д.

Справки о причинах утери нужны не только для составления акта расследования пропажи, но и при налоговом запросе на потерянные первичные документы. Это позволит вам сдвинуть сроки сдачи, чтобы получить время на восстановление документов.

Второе — самостоятельное восстановление

Если среди пропавших документов есть те, что вы можете самостоятельно восстановить, сделайте это.

К таким документам относятся штатное расписание, положение о премировании, акты о выполненных вашей организацией работ и т.д. То есть это документы, которые вы сами составляли изначально.

Как их восстановить? Распечатайте заново и подпишите у сотрудников, имеющих право их заверять. На новом документе необходимо сделать пометку «Дубликат».

Важно! Дубликаты заверяет тот, кто подписывал первичный документ. Если этот человек уже не работает, то подписывает тот, кто имеет такое право на данный момент.

Третье — восстановить документ через контрагентов

Если утеряны документы, которые сами вы восстановить не можете, то за помощью придется обращаться к контрагентам. Именно они помогут вам в восстановлении счетов-фактур, товарных накладных, актов о выполненных работах.

Вы делаете нужную вам копию и просите контрагента заверить ее. Заверять надо, соблюдая правила п.5.26 ГОСТР 7.0.97-2019. Например, отметка о заверении ставится под реквизитами и подписью. Должно быть прописано слово «верно», указана должность заверителя, стоять его подпись и дата. Кроме того, необходима фраза, что «подлинник документа находится в … организации в деле №… за … год». Все это должно быть подтверждено печатью, если она есть у контрагента.

В ряде случаев вам лучше запрашивать не копии, а дубликаты документов. Например, при вычете НДС.

Четвертое — утерянные отчеты запросить в госструктурах

Если у вас пропали отчеты, то их дубликаты можно запросить в ведомствах, в которые они когда-то сдавались. Например, в налоговой можно запросить декларации и отчеты по бухгалтерии и взносам. Отчеты по взносам за травматизм запрашивать следует в ФСС. За дубликатами статистических отчетов обращаться следует в Росстат.