В свете современного отношения к персональной информации возникает вопрос, а может ли работодатель хранить копии личных документов своих сотрудников? Некоторые говорят, что при письменном согласии можно. Некоторые уверяют, что вообще нельзя. Так кто прав?
Сегодня закон официально защищает конфиденциальную и персональную информацию. Якобы без нашего согласия ее сообщать и использовать никто не может.
На страже государственной и коммерческой тайн, а также персональных данных стоят у нас 149-ФЗ «Об информации», 98-ФЗ, Указ Президента № 188, закон о коммерческой тайне, ГК РФ и ТК РФ.
Казалось бы, законов предостаточно, однако, это не избавляет нас от рекламной рассылки и звонков, согласия на которые мы не давали. Но вернемся к нашему изначальному вопросу: может ли работодатель хранить копии документов своих сотрудников. Понятно, что копии ему предоставил сам сотрудник. Мало кто сегодня из работодателей забудет при трудоустройстве взять согласие на обработку и хранение персональных данных. Однако, не все так просто.
Согласно закону, работодатель может хранить по каждому сотруднику только:
- трудовой договор;
- анкету;
- приказ;
- трудовую книжку.
Это все.
Вас может заинтересовать наш материал «Сколько денег ИП может снять со своего расчётного счёта?».
Копию паспорта, копию диплома, копию свидетельства о браке или разводе, копии свидетельств о рождении детей и любые иные копии документов закон не разрешает хранить работодателю в личном деле своего сотрудника. Полученное от него при трудоустройстве согласие на якобы такое хранение дела не меняет. Если такие документы обнаружатся, то работодатель налетит на штраф по ч.1 ст.13.11 КоАП.
А это следующие суммы:
- ИП — до 10 000 рублей;
- ООО — до 50 000 рублей;
- должностные лица — до 10 000 рублей.
При повторном нарушении штрафы вырастут:
- ИП — от 50 до 100 000 рублей;
- ООО — от 100 000 до 300 000 рублей;
- должностные лица — от 20 000 до 50 000 рублей.
Если при этом у вас еще не было письменного согласия на обработку персональных данных, то вам грозит штраф по ч.2 ст. 13.11 КоАП:
- ИП — до 20 000 рублей;
- ООО — до 70 000 рублей;
- должностные лица — до 20 000 рублей.
При повторном нарушении платить придется больше. У организаций штраф может составить 500 000 рублей!
Вы, конечно, можете попытаться доказать, что наличие согласия работника разрешает вам хранить копии документов, предоставленных им, однако, помните про судебную практику, которая очень часто признает избыточным хранение копий некоторых документов. И к таким документам суд относит копии паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке и т. п. По мнению суда, для работодателя это избыточная информация и она превышает то, что требует закон.
Одним словом, если вы до сих пор храните копи этих документов в личных делах своих сотрудников, то лучше их все же убрать.
Самые актуальные новости для предпринимателей в нашем Telegram-канале . Открыть расчетный счет в Совкомбанке по самому выгодному тарифу можно по этой ссылке!
Подпишитесь на канал,чтобы не пропустить новые публикацииНе пропустите новыепубликации
