Как правильно составить график отпусков, чтобы избежать штрафов: пошаговое руководство для работодателей – Анатомия Бизнеса

Налоги на имущество …

Налогообложение — важная часть жизни любого бизнеса. Один из ключевых …

1021 6.10.2024 9 ботов для …

Современные технологии не стоят на месте, и сегодня для предпринимателей …

1025 6.10.2024 Как правильно составить график отпусков, чтобы избежать штрафов: пошаговое руководство для работодателей

Что такое график отпусков?

График отпусков – это официальный документ, содержащий информацию о времени и продолжительности оплачиваемых отпусков сотрудников, нанятых по трудовому договору. В нем указываются даты запланированных отпусков для каждого работника, а также количество дней, которое он может использовать. Этот документ обязателен для большинства работодателей, за исключением некоторых категорий, таких как микропредприятия.

Кого включать в график отпусков?

В график отпусков включаются все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор на момент его составления. Однако есть исключения. Например, женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, не включаются, если не планируют возвращаться к работе в течение следующего года.

Также в график должны быть включены сотрудники, которые намереваются уволиться в ближайшее время, даже если они уже подали заявление и покинут компанию в январе.

Какие дни отпуска учитывать?

При составлении графика работодателю необходимо учитывать все виды оплачиваемых отпусков, положенные сотрудникам.

Среди них:

• Основной отпуск – чаще всего составляет 28 календарных дней, но для некоторых категорий работников предусмотрены другие сроки. Например, воспитатели в детских садах имеют 42 дня отпуска, а люди с инвалидностью – 30 дней.
• Дополнительный отпуск – предоставляется за вредные или опасные условия труда, а также за работу в районах Крайнего Севера и других аналогичных областях.
• Неиспользованные дни отпуска с прошлых лет – они также должны быть учтены в графике.
• Отпуск может быть предоставлен как целиком, так и по частям, но одна из частей должна составлять минимум 14 дней.

Кто составляет график отпусков?

Обязанность по составлению графика отпусков лежит на работодателе, будь то предприниматель или организация. Исключение составляют микропредприятия – они могут отказаться от ведения графика и заключать письменные соглашения о сроках отпуска с каждым сотрудником индивидуально. Однако если в компании больше двух работников, удобнее создать единый график.

Если график отпусков не был составлен, при проверке трудовой инспекцией это может привести к штрафу или предупреждению. Повторное нарушение может привести к дисквалификации руководителя на срок от одного до трех лет.

Этапы составления графика отпусков

• Сбор пожеланий сотрудников. Хотя это не является обязательным, многие работодатели стараются учитывать пожелания сотрудников, чтобы поддерживать позитивный климат в коллективе. Однако есть категории работников, которые могут уйти в отпуск в удобное для них время без согласования с работодателем, например мужчины, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам.
• Составление черновика. Важно проверить, чтобы отпуска сотрудников с одинаковыми обязанностями не совпадали, а также чтобы в периоды повышенной нагрузки в компании было достаточно работников.
• Утверждение графика. График должен быть подписан руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Если в компании есть профсоюз, график необходимо согласовать и с ним.

Работодатель обязан направить проект графика отпусков в профсоюз. В течение пяти рабочих дней профсоюз должен предоставить письменное мнение. После его получения график можно утвердить, сделав отметку о согласии профсоюза на первой странице документа.

Работодатель не обязан учитывать пожелания всех сотрудников при составлении графика. Однако некоторые категории работников, например, сотрудники с детьми или инвалиды, имеют право выбирать удобное для них время отпуска. Чтобы избежать неожиданных сложностей в работе компании, стоит заранее узнать планы таких сотрудников.

Может ли сотрудник отказаться от отпуска?

Отказаться от отпуска просто так нельзя – выполнение графика обязательно как для работодателя, так и для сотрудника. Однако отпуск можно перенести или продлить, если во время него сотрудник заболел или был освобожден от работы для выполнения государственных обязанностей, таких как военные сборы.

Сотрудник может отказаться идти в отпуск, если не получил отпускные за три дня до его начала или если его не предупредили за две недели. В таких случаях работодатель обязан перенести отпуск по заявлению сотрудника.

Можно ли заменить отпуск компенсацией?

Законодательство разрешает заменить часть отпуска денежной компенсацией, но только при определенных условиях. Например, это возможно для отпуска за ненормированный рабочий день или северного отпуска. Для этого сотрудник должен написать заявление, а работодатель – издать приказ с указанием срока выплаты компенсации.

Однако есть категории отпусков, которые не подлежат замене компенсацией:

• основной отпуск в 28 календарных дней;
• любой ежегодный отпуск беременным женщинам;
• отпуск для сотрудников младше 18 лет;
• дополнительный отпуск за вредные условия труда (до семи дней).

Заключение

Грамотное составление графика отпусков – это не только выполнение требований законодательства, но и способ избежать штрафов и создать комфортные условия для работников. Соблюдение установленных процедур и учет особенностей каждой категории сотрудников помогут избежать проблем и конфликтов как с персоналом, так и с трудовой инспекцией.